Vertrauen ist gut ...

Ob Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), KI-Verordnung der Europäischen Union oder Lieferkettengesetze – Unternehmen finden sich heute in einem Paragraphen-Gewirr wieder, das nur schwer zu durchschauen ist. Noch komplexer wird es, wenn man versucht, die Implementierung dieser Regularien mit den strategischen Unternehmenszielen und realen Geschäftsprozessdaten überein zu bekommen.  

Ordnung ins Gewirr bringen

Eine Form von Unterstützung finden Unternehmen in Managementsystemen. Diese bieten einen strukturierten Rahmen, um Strategien umzusetzen, Prozesse zu optimieren und die organisatorische Leistung zu verbessern. Mit ihrer Hilfe können Unternehmen ihre Ressourcen effektiver einsetzen, bessere Entscheidungen treffen und die Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen und Geschäftsprozessen fördern. Je komplexer das Geschäftsumfeld inklusive der gesetzlichen Regularien, desto wichtiger ist ein gutes Managementsystem für den Unternehmenserfolg. 

Eine Unterart der Managementsysteme sind die sogenannten internen Kontrollsysteme (IKS). Sie zielen darauf ab, eine zuverlässige finanzielle Berichterstattung zu gewähr­leisten, Betrug zu verhindern und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu fördern. Damit spielen sie eine entscheidende Rolle in der effektiven Steuerung und Überwachung von Unternehmensprozessen und sind für Aktiengesellschaften gar verpflichtend.

Typische Bestandteile von IKS sind Verfahren, Richtlinien und Technologien, die für die rechtliche und buchhalterische Compliance relevant sind. Sie unterstützen das Management dabei, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern, die die Erreichung der Unternehmensziele beeinträchtigen könnten. Damit sind sie integraler Bestandteil der Unternehmensführung und des Risikomanagements.

Eine Schwierigkeit für die Nutzenden von Managementsystemen ist, dass diese oft recht unflexibel sind. Denn die eingefütterten Informationen und Prozesse sind sehr vielfältig und stehen oft in komplexen Abhängigkeitsverhältnissen zueinander. In einem dynamischen Umfeld, in dem sich gesetzliche Voraussetzungen und Marktgegebenheiten sprunghaft ändern können, müssen Unternehmen neue Anforderungen aber schnell und effektiv in ihre Geschäftsprozesse integrieren können. Starre Managementsysteme mit integrierten IKS geraten hier schnell an ihre Grenzen. Was das Fraunhofer IPK für das Projektmanagement bereits unter Beweis gestellt hat, gilt nun auch für interne Kontrollsysteme: Der seit Jahren erfolgreich im Einsatz befindliche Prozessassistent wurde zu einem System weiterentwickelt, das beides bietet – Kontrolle und Flexibilität.

Mit Modellen ans Ziel

Die besondere Stärke des Fraunhofer IPK-Prozessassistenten: Er basiert auf Unternehmensmodellen. Ein Unternehmensmodell bildet die Struktur, Prozesse, Ressourcen, wie zum Beispiel Rollen, Dokumente, IT-Systeme und Strategien eines Unternehmens ab. Das Modell ermöglicht es, diese vielfältigen Aspekte systematisch zu erfassen und zu analysieren und so Risiken und Kontrollmechanismen ganzheitlich zu betrachten. Es dient damit als ideales Rahmenwerk für die gut informierte Gestaltung des internen Kontrollsystems. 

Der modellbasierte Prozessassistent ermöglicht es Unternehmen, ihre notwendigen Kontrollmechanismen schlüssig in diesen reichhaltigen Kontext einzubetten und sie so zu implementieren, dass sie sich mit den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens vertragen. So wird die interne Kontrolle nicht nur effizienter und effektiver, sondern sie unterstützt auch die Unternehmensführung bei der Verfolgung strategischer Ziele. Modelle vereinfachen außerdem die Kommunikation und das Verständnis von Kontrollprozessen innerhalb des Unternehmens und gegenüber externen Stakeholdern, wie Investoren und Regulierungsbehörden. Nicht zuletzt unterstützt die übersichtliche Darstellung aller beteiligten Strukturen, Prozesse und Ressourcen Unternehmen dabei, nicht nur den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, sondern erlaubt ihnen auch die nötige Flexibilität, um auf zukünftige Änderungen reagieren zu können.

Ein Modell, mehrfacher Nutzen

Ein Unternehmensmodell entfaltet seinen vollen Wert, wenn es konsequent in die Anwendung gebracht wird, sprich: wenn es täglich im Geschäftsbetrieb genutzt wird. Modellbasierte Lösungen des Fraunhofer IPK unterstützen schon seit Jahren Firmen im Projektmanagement, sodass tägliche Prozesse konsequent befolgt werden und alle notwendigen Informationen stets verfügbar sind. Mit den neuen, leicht zu handhabenden IKS-Funktionen des Prozessassistenten werden nicht nur Risiken durch Kontrollfunktionen minimiert. Das Unternehmensmodell als zentrale Informationsquelle erlaubt es, Risikomanagement, interne Kontrollen und Projektmanagement zu integrieren. Die gemeinsame Informationsbasis ermöglicht ein effizientes Risikomanagement während der Projektdurch­führung, indem neue oder neu bewertete Risiken stets Betrachtung finden.