Mit Routine durch die Krise

Plötzliche Ausfälle von Zulieferern und Kunden, kurzfristige Änderungen von Regularien – KMU stehen momentan vor enormen Herausforderungen. Das von Einsatzkräften bekannte gemeinsame Lagebild bietet Orientierung.

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Um trotz Corona die Produktion am Laufen zu halten, braucht es neue Konzepte.

März 2020: Von einem Tag auf den anderen ist nichts mehr wie zuvor. Auf einmal gelten strenge Mindestabstände zwischen Menschen, nicht nur auf der Straße, sondern auch in der Werkstatt, im Büro, in Geschäften. Ein großer Teil der Einzelhandels- und Dienstleistungsbetriebe muss schließen, Hygienevorschriften für Handwerk und produzierendes Gewerbe werden binnen kürzester Zeit radikal umgestrickt. Dann schließen die Landesgrenzen, der Luftverkehr kommt quasi zum Erliegen, die internationalen Frachtrouten, Förderbänder eines globalen Wirtschaftssystems, geraten ins Stocken. Und als würde all das nicht reichen, ändern sich sämtliche Empfehlungen, Bedingungen, Vorschriften quasi im Wochenrhythmus.

Die beispiellose Ausnahmesituation, in die der Coronavirus SARS-CoV-2 die Welt Anfang des Jahres gestoßen hat, hat selbst produktivste, bestorganisierte und profitabelste Unternehmen in Schieflage gebracht – und dies in atemberaubender Geschwindigkeit. Dabei war es häufig vor allem das »Was dürfen wir denn jetzt überhaupt noch, und wie?«, das die unternehmerischen Prozesse ins Schlingern brachte. Rechtliche Unsicherheiten trafen auf abreißende Lieferketten, die die weit verbreitete Just-in-Sequence-Produktion teilweise unmöglich machten.

Um unter solch außergewöhnlichen Umständen Herr der Lage zu bleiben, benötigen Unternehmen strukturierte und systematische Strategien. Neben Krisen-management-Konzepten, die sich planen und vorbereiten lassen, sind insbesondere die bedarfsgerechte Beschaffung relevanter Informationen und deren Bewertung Kernelemente für die Bewältigung von unternehmenskritischen Ausnahmesituationen. Denn selbst die beste Vorbereitung kann nicht jede mögliche kritische Situation vorhersehen. Dann hilft nur, schnell zu verstehen, welche Faktoren sich wie auf die Unternehmenssituation auswirken.

Vom Tagesgeschäft in den Krisenmodus per Knopfdruck

Betrachtet man Organisationen, die nahezu täglich mit Ausnahmesituationen umgehen müssen – wie zum Beispiel Katastrophenschutz und Sicherheitskräfte – wird schnell klar, dass Unternehmen viel von ihnen lernen können. Dies gilt insbesondere in puncto Zugang zu und Umgang mit Informationen. Die genannten Organisationen verfügen über etablierte Methoden, um in kürzester Zeit alle notwendigen Informationen zusammenzutragen und geeignet zu verknüpfen. Sie arbeiten mit »Lagebildern«, die georeferenzierte echtzeitnahe Daten und Informationen verschiedener Behörden, Plattformen, Sensoren und anderer Quellen bündeln und dem jeweiligen Krisenstab zur Entscheidungsunterstützung bereitstellen.

Doch wie müsste man das Lagebild-Konzept für den Unternehmenskontext anpassen und wie kann man die schnelle Erstellung von Lagebildern für Unternehmen unterstützen? Zunächst liegt es im Interesse jedes Unternehmens, eine Krise mit minimalen Verlusten zu überstehen und in deren Verlauf die eigene Geschäftsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Die Geschäftsfähigkeit wiederum ergibt sich aus der Durchführbarkeit der Unternehmensprozesse. Im Falle eines disruptiven Ereignisses muss also schnell klar sein, welche Unternehmensprozesse kritischen Einflüssen unterliegen und wie sie mit dem Liefergefüge zusammenhängen. Erst dann sind Unternehmen in der Lage, Alternativen aufzustellen und zu bewerten, um am Ende gezielte Maßnahmen abzuleiten und deren Umsetzung und Wirksamkeit zu überwachen.

Mit dem interaktiven Lagebild werden schnell und zielorientiert Handlungsalternativen entwickelt.
© Fraunhofer IPK / Larissa Klassen
Wenn das Prozessgefüge eines Unternehmens im Modell abgebildet wird, macht das Lagebild sichtbar, welche Faktoren die Prozesslandschaft beeinflussen.

Das Lagebild gibt die Richtung an

Das interaktive Lagebild des Fraunhofer IPK macht solche Zusammenhänge sichtbar. Eine wichtige Grundlage des Systems ist die ebenfalls im Institut entwickelte Prozessmanagement-Suite. Dabei handelt es sich um ein etabliertes Toolset, mit dem sich Unternehmensprozesse erfassen, modellieren und übersichtlich darstellen lassen.

Für das Lagebild wird mit der Prozessmanagement-Suite zunächst ein Modell des Unternehmensgefüges erstellt. Dieses wird mit den im Unternehmen verfügbaren operativen Systemen verknüpft, sodass sich erforderliche Daten fallorientiert kombinieren lassen. Das Modell sollte möglichst ganzheitlich gestrickt sein – neben den kritischen internen Prozessstrukturen muss es auch Kunden, Lieferanten, Ressourcen und Produkte mitbetrachten. Das schafft umfassende Transparenz, welche Fähigkeiten und Abläufe im Unternehmen wie von welchen externen Entwicklungen beeinflusst werden. Die betroffenen Prozesse werden in der Folge kontinuierlich hinsichtlich ihres Zustandes überwacht.

Zum Schutz der krisengeschüttelten Abläufe ist es unabdingbar, in der weiteren Entwicklung der Krise über »was-wäre-wenn«-Kombinationen Transparenz zu schaffen und mögliche Auswirkungen alternativer Szenarien zu beurteilen. Hier verfügt das interaktive Lagebild über modellbasierte Simulationsinstrumente, die die Konsequenzen bestimmter Entscheidungen oder Entwicklungen für die Geschäftsfähigkeit, wie zum Beispiel die Liquidität, aufzeigen. Um diese Konsequenzen abzudämpfen, müssen Maßnahmen für das kritische Prozessgefüge getroffen werden, deren Umsetzung und Wirksamkeit ebenfalls kontinuierlich überwacht werden muss.

Mithilfe des modellbasierten Ansatzes lassen sich interne und externe Informationen unternehmensspezifisch schnell vernetzen und im Verlauf der Krise iterativ verfeinern und ausbauen. So gelingt es innerhalb weniger Tage, ein transparentes Steuerungsinstrument für die Arbeit des Krisenstabes zu etablieren. Darin werden kurzfristige Ziele, kritische Prozesse und Ressourcen, mögliche Entwicklungen und das Maß-nahmenmanagement konsequent verknüpft und für alle Mitglieder online abrufbar zusammengestellt.

Und das System kann noch mehr: Es kann als Prozessassistent in das integrierte Managementsystem eines Unternehmens eingreifen, um Prozessdefinitionen temporär anzupassen. So wird auch die tägliche Arbeit aller Mitarbeitenden unterstützt. Dabei werden vor allem die prozessualen Änderungen durch die Krise und die erforderlichen Dokumente und Verantwortlichkeiten kurzfristig berücksichtigt.

 

Überleben dank stetiger Handlungsfähigkeit

Das Fraunhofer IPK-Lagebild bildet das informationstechnische Zentrum der Unternehmensleitung im Krisenfall. Kritische Situationen werden schnell erkannt und deren Auswirkungen analysiert. Selbst bei der Ersteinrichtung kann innerhalb von drei Tagen das Lagebild so aufgesetzt werden, dass eine initiale Orientierung und Handlungsfähigkeit abgesichert werden kann. Somit wird das fragile Gleichgewicht zwischen Aufwand und Nutzen im Ausnahmefall gehalten – auch bei Unternehmen, die bisher nicht mit Prozessunterstützungssystemen arbeiten.