a) Schulungsanmeldung
Im Rahmen der Anmeldung zu der Schulung erheben wir folgende Pflichtangaben:
- Name, Vorname,
- Firma,
- Anschrift,
- E-Mail-Adresse.
Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Schulung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen.
Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmer zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Schulung mit Informationen zu der Schulung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen.
Die Zahlungsdaten benötigen wir zur Abrechnung der Teilnahmegebühr.
Zudem können weitere Angaben freiwillig getätigt werden. Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglicht uns, die Schulung interessengerecht planen und durchführen zu können.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir nur dann, um Sie zukünftig über ähnliche Schulungen von uns zu informieren, wenn Sie in eine solche Verwendung ausdrücklich eingewilligt haben oder wir Sie darüber bei Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse gesondert informiert und auf Ihr Recht jederzeit dieser Verwendung zu widersprechen hingewiesen haben. Sofern diese Verwendung nicht auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das kann in einem Geschäftskundenverhältnis der Fall sein, wenn Sie ein Bestandskunde sind, es sich um ein ähnliches Produkt oder eine Dienstleistung handelt und wir Sie darüber informiert haben, dass Sie der Verarbeitung jederzeit widersprechen können. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran unsere Teilnehmer auch auf weitere Schulungen von uns hinzuweisen.
Die für die Schulung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bei kostenpflichtigen Schulungen grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren nach Schluss des Jahres, in dem die Schulung stattfand, gespeichert und danach gelöscht. Bei kostenlosen Schulungen löschen wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nachdem die Schulung stattgefunden hat. Eine Speicherung über den jeweils angegebenen Zeitraum hinaus erfolgt nur, soweit:
- wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung der Daten nur in dem Umfang, wie die Aufbewahrungspflicht dies erfordert.
- Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
- wir Ihre E-Mail-Adresse unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG dazu verwenden, Sie über zukünftige Schulungen per E-Mail zu informieren. In diesem Fall speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vor- und Nachnamen bis Sie einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.
Im Rahmen der Schulungsanmeldung über unsere Webformulare arbeiten wir mit dem Dienstleister Mailingwork GmbH, Birkenweg 7, 09569 Oederan (»Mailingwork«) zusammen. Zweck der Zusammenarbeit ist die professionelle Verwaltung von Online-Anmeldungen. Dazu werden die eingegebenen Daten auf den Servern von Mailingwork in Deutschland gespeichert.
Wir haben mit Mailingwork einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Durch diesen Vertrag versichert Mailingwork, dass sie die Daten in unserem Auftrag im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung verarbeiten und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleisten.
b) Teilnahme an einer Online-Schulung
Sofern es sich um eine Schulung handelt, an der Sie nicht vor Ort persönlich, sondern online-basiert teilnehmen (z.B. per Video- und/oder Audio-Konferenz), gelten ergänzend nachfolgende Hinweise.
Für die Durchführung der Online-Schulung nutzen wir einen technischen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung, der die Daten nach unseren Weisungen verarbeitet.
Im Rahmen der Teilnahme an der Online-Schulung können folgende Daten erhoben werden:
- Zugangsdaten: z.B. einen individualisierten Link, über den Sie sich in die Online-Schulung einwählen
- Inhaltsdaten: Inhalte Ihrer Beiträge, z.B. in Chats oder bei Abstimmungen oder von Ihnen freigegebene Dateien. Eine Aufzeichnung von Bild oder Tonaufnahmen von Ihnen erfolgt nur, wenn und soweit Sie hierzu vorher gesondert eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Die Zweckbestimmung sowie die Zustimmung zur Aufnahme werden innerhalb der Aufzeichnung dokumentiert.
- Profildaten: Daten, die Sie freiwillig über sich im Zusammenhang mit der Online-Schulung freigegeben haben. Beispiele hierfür sind Ihr Name oder ggf. Ihr Profilbild. Profildaten werden genutzt, für eine persönliche Ansprache, Ausrichtung der Inhalte an die Interessen des Publikums und eine persönlichere Kommunikation.
- Einwahldaten: Dies umfasst z.B. Datum und Uhrzeit ihrer Einwahl in die Konferenz und der Zeitpunkt des Verlassens.
- Support-/Feedbackdaten: Informationen im Zusammenhang mit etwaigem Problembehandlungstickets oder Feedback.
- Telemetriedaten: Dies umfasst Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung einschließlich der Übertragungsqualität. Diese Daten dienen der Problembehandlung, der Sicherung und Aktualisierung des technischen Dienstes und deren Überwachung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Bereitstellung eines sicheren und fehlerfreien Dienstes für Online-Schulungen.
Soweit nicht anders angegeben, erfolgt die Verarbeitung zur technischen und inhaltlichen Durchführung der Online-Schulung, d.h. zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) und wir löschen die Daten spätestens nach 90 Tagen.
Folgende Angaben sind für andere Teilnehmer, die nicht Organisator sind, während der Konferenz sichtbar:: Ihr Name, Profilfoto und Ihre Chat-Beiträge.
Wir erfassen nicht, ob Sie aufmerksam an der Schulung teilgenommen haben (z.B. ob Sie während der Schulung andere Fenster, als das der Online-Schulung aktiviert haben).
Erfolgt die Online-Schulung mittels des Dienstes „Microsoft Teams“ gilt ergänzend:
Technischer Dienstleister ist die Microsoft Ireland Operations Ltd. in Dublin/Irland (Microsoft), die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist. Die Datenspeicherung erfolgt in der Microsoft Cloud, und zwar in Rechenzentren in der Geographie Europa. Es ist nicht beabsichtigt, personenbezogene Daten aus Gründen des Betriebs von Microsoft Teams in ein Drittland zu übermitteln. Sollten Sie sich aus einem Drittland einwählen, findet die von uns veranlasste Verarbeitung auch in diesem Fall über europäische Rechenzentren statt.
Microsoft erfasst bei der Bereitstellung des Dienstes bestimmte Diagnose- und Dienstdaten und nutzt diese eigenverantwortlich für eigene Zwecke. Soweit Microsoft personenbezogene Daten im Zusammenhang mit seinen eigenen legitimen Geschäftsvorgängen verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für diese Verarbeitungen. Einzelheiten zur Verarbeitung durch Microsoft finden Sie unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
Sie können an einer Online-Schulung basierend auf Microsoft Teams auch ohne eigenes Microsoft-Nutzungskonto teilnehmen. Wenn Sie für die Teilnahme ein eigenen Microsoft-Nutzungskonto verwenden, können ergänzend Daten gemäß den Bestimmungen Ihres Microsoft-Nutzungskonto verarbeitet werden.
c) Anmeldung zum Newsletter im Rahmen der Schulung
Im Rahmen der Schulung haben Sie die Möglichkeit, sich für die Zusendung unseres regelmäßigen Newsletters zu registrieren. Dies können Sie entweder Online, im Rahmen der Anmeldung zur Schulung oder direkt auf der Schulung selbst, durch das Eintragen der E-Mail-Adresse auf einem dafür vorgesehenen Formular, tun.
Sie bekommen im Anschluss eine Registrierungsbenachrichtigung, die Sie bestätigen müssen, um den Newsletter zu empfangen (sog. Double Opt-In). Dies dient uns als Nachweis darüber, dass die Registrierung tatsächlich von Ihnen initiiert wurde.
Wir senden Ihnen den Newsletter ausschließlich zu, sofern Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben.
Die Abmeldung ist jederzeit möglich, z.B. über einen Link am Ende eines jeden Newsletters. Alternativ können Sie Ihren Abmeldewunsch gerne auch jederzeit an datenschutz@zv.fraunhofer.de per E-Mail senden.
Ihre E-Mail-Adresse wird nach Widerruf Ihrer Einwilligung zur Zusendung des Newsletters umgehend gelöscht, sofern Sie nicht in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder diese nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist.
Fraunhofer-Institut für Produktionsanlagen und Konstruktionstechnik